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        交易规则

        浙江石油化工交易中心有限公司会员档案管理办法(试行)

        时间:2017-08-31

        第一章

        第一条为了加强浙江石油化工交易中心有限公司(以下简称“交易中心”)会员档案管理,维护档案的完整与安全,有效?;ず屠玫蛋?,根据《中华人民共和国档案法》和本交易中心实际情况,制定本办法。

        第二条本办法所称会员档案指在为投资者提供交易服务活动形成的完整记录,包括以各种文字、图表、凭证、声像、计算机数据介质等不同形式。

        第三条交易中心会员档案工作实行集中统一的管理原则,确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

         

        第二章档案机构及职责

        第四条交易中心根据档案工作需要,配备专()职档案管理人员??Ь烊擞θ险嫜安⒅葱小痘嵩闭嘶Ч芾碇贫取?。

        第五条交易中心应设立专门的档案室,档案管理人员应将各种档案分类整齐摆放并登记出入台账,以便查找。

        第六条()职档案管理人员负责收集、整理、保管本交易中心的档案,对本交易中心的档案工作实行监督和指导。

        第七条档案管理人员应当认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》,忠于职守,遵守纪律,保守秘密;应当了解熟悉本行业经营与管理基本知识,具备档案管理专业知识、技能,胜任档案全过程管理工作。

         

        第三章归档范围

        第八条根据目前交易中心的机构设置和交易过程,分别从开户类、交易类、结算类、风险控制类和会员服务类五个方面确定档案的收集范围。

        第九条交易中心会员档案的整理。为了会员档案管理需要,根据目前交易中心的机构设置、交易过程和档案利用实际情况,将会员档案归档、整理进行分类。分别包括开户类、交易类、风险控制类、结算交割类、会员服务类和电子文件档案六个方面。

        一、开户类

        开户类包括以下几大类:

        (一)会员合约书

        1、浙江石油化工交易中心入市协议书

        2、浙江石油化工交易中心会员资格申请表

        3、浙江石油化工交易中心风险揭示书

        4、浙江石油化工交易中心会员须知

        7、银商转账协议

        (二)非合约书类

        1、法人身份证明文件及影像资料

        企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证(五证合一,提供社会信用证)、个人身份证正反面

        2、其它补充协议(如程序化交易申请书等)

        (三)变更、终止类

        1、会员资格解除确认书

        2、会员资料变更申请表

        3、密码初始化申请表

        4、销户声明

        5、浙江石油化工交易中心销户申请表

        二、交易类

        (一)交易汇总表

        (二)交易明细表

        (三)挂牌信息表

        (四)成交信息表

        (五)交易明细表

        三、结算类

        (一)交易中心日结算报表

        (二)交易中心收入明细报表

        (三)交易中心收入统计报表

        (四)会员每日资金明细表

        (五)会员每日资金变动汇总表

        (六)银行资金每日轧差报表

        (七)成交通知汇总、明细表

        (八)结算单确认记录

        (九)结算短信记录

        四、风险控制类

        (一)调整保证金的公告或通知

        (二)追加保证金通知书

        (三)追加保证金短信记录

        (四)风险提醒电话录音

        五、会员服务类

        (一)交易争议申请材料

        (二)交易纠纷处理情况

        (三)过户、转移及继承等文件材料

        (四)突发异常事件的会员服务

         

        第四章档案的管理

        第十条开户类的文件材料,由业务部门收集整理后将电子文档交总交易中心会员管理岗位审核,审核通过后定期将纸质档案移交档案管理人员存档。任何个人不准随意留存或据为已有。交易类、结算类和风控类的文件材料由各相关职能部门集中整理并保管,交易部负责交易、结算类档案的电子记录和录音记录的保存和备份。

        第十一条业务文件中开户类、交易类、结算类、风控类形成的记录至少保存二十年,但对有关交易有争议的应当保存至该争议消除时为止。

        第十二条交易中心总部应当配置库房、档案柜,等必要的设施保管档案,确保档案的安全。

        第十三条到期和失去保存价值的档案应当进行清理、鉴定、造册,提出销毁意见,销毁的档案必须经领导审批,由二人监销,不准擅自销毁。密级文件按有关规定和程序处理。

        第十四条  电子档案需要进行备份管理,数据必须定期、完整、真实、准确地备份转储到不可更改的只读介质上,并要求集中和异地保存。电子文件的保管按照国标《电子文件归档与管理规范》执行,便于故障恢复和争议取证。

        第十五条会员入市资料编码管理,会员入市资料档案编码根据浙江石油化工交易中心入市协议编码统一管理,会员入市档案应按照此顺序保存,具体编码为年份版本+数字,比如:2017.1.NO.1,为2017年第一版,第一份入市协议,严禁混乱拜访客户资料。

         

        第五章档案的利用

        第十六条交易中心应当建立健全并严格执行档案利用制度,既要发挥档案的作用,又要防止失密和泄密。

        第十七条档案利用要改进服务方法,提高服务质量,方便档案查阅、借阅。

        第十八条借阅合同资料要按规定通过系统递交借阅申请经部门经理同意后再交交易部经理审核。借阅的合同必须妥善保管,不得遗失,不得转借、涂改、圈划、损坏和擅自翻印,如有遗失,要及时报告,立即做出处理。

        第十九条调取录音、交易记录等其他会员档案应向风控岗位提交书面申请,经交易部经理与交易中心风控小组批准后方可调出。

        第二十条借阅者借出的档案用完后应及时在限期内归还,过期不还者必须申明理由办理续借手续。

        第二十一条档案管理人员应对借阅档案到期未还的及时催还,归还时要当面验清并及时放回原处,电子档案应要求其使用后删除。

         

        第六章

        第二十二条有下列行为之一的,根据情节轻重,给予教育、限期改正、行政处分和处罚,造成损失的责令赔偿损失,构成犯罪的,依法追究当事人的刑事责任:

        一、损毁、丢失或者擅自销毁档案的;

        二、涂改、伪造档案的;

        三、不按规定保存交易、结算、交收等资料档案的;

        四、擅自提供、查阅、抄录、复制保密档案的;

        五、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的;

        六、失密或泄密的。

         

        第七章

        第二十三条本办法所列事项之执行均须符合《浙江石油化工交易中心有限公司章程》及各项法律法规的要求,不允许利用本办法对法律法规有所曲解,在法律法规变动的情况下,交易中心将相应修改。

        第二十四条本办法由交易中心负责解释,自公开之日起开始执行。


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